Richtig auf Achse
Für Schreiner ist das Fahrzeug Transport- und Arbeitsmittel in einem. Bild: KI, Michi Läuchli
Fahrzeugeinsatz. Firmenfahrzeuge sind für Schreiner genauso wie Handwerkzeug und Maschinen alltägliche Gebrauchsgegenstände. Klare Nutzungsbedingungen zwischen dem Betrieb und den Angestellten vermeiden da unnötigen Ärger.
Es gibt wohl keine Schreinerei, die ohne Firmenfahrzeug auskommt. Für die allermeisten Handwerker ist das Auto ein unentbehrliches Arbeitsmittel. Schreiner fahren von Baustelle zu Baustelle, transportieren Werkzeuge sowie Material und erledigen zudem Kundenbesuche wie auch Serviceaufträge.
Dem Geschäftsauto wird also eine hohe emotionale Bedeutung zugesprochen: Während es bei einigen Handwerkern hauptsächlich ein notwendiges Mittel zum Zweck ist, dient es anderen als Werbeträger, für Dritte ist es wiederum ein Statussymbol und soll eine erfolgreiche Karriere repräsentieren. Egal welche Motive die Fahrzeugwahl beeinflussen, hier soll auf die unterschiedlichen Möglichkeiten und die korrekte Abwicklung und Nutzung eines Geschäfts- wie auch eines Privatfahrzeugs eingegangen werden.
Als Geschäftsfahrzeug gilt ein Fahrzeug, das der Firma gehört oder von dieser geleast wird. Ist der Leasingvertrag auf den Mitarbeiter ausgestellt, handelt es sich um ein Privatfahrzeug.
Private Fahrzeugnutzung variiert
Wie und ob das Geschäftsfahrzeug dem Arbeitnehmer zur Verfügung gestellt wird, dazu gibt es verschiedene Möglichkeiten:
- Das Firmenfahrzeug dürfen die Mitarbeitenden ausschliesslich für geschäftliche Fahrten nutzen.
- Mitarbeitende dürfen das Fahrzeug auch für private Fahrten benutzen. Jedoch müssen sie ein Fahrtenbuch führen und die Kosten für privat gefahrene Kilometer selbst bezahlen.
- Mitarbeitende, die zur Nutzung des Firmenwagens berechtigt sind, leisten eine pauschale Entschädigung an den Arbeitgeber für die private Nutzung, der Anteil dabei ist allerdings in der Regel nicht kostendeckend.
- Den berechtigten Mitarbeitenden wird das Firmenfahrzeug auch zur privaten Nutzung zur Verfügung gestellt, wobei die damit verbundenen Kosten grösstenteils vom Arbeitgeber übernommen werden. Nur bei weiteren Fahrten, wie beispielsweise Urlaubsreisen, tragen Mitarbeitende die Benzinkosten selbst.
Vereinbarungen festhalten
Um allfällige Missverständnisse und unangenehme Situationen zwischen Arbeitgebenden und Arbeitnehmenden zu vermeiden, ist es sinnvoll, eine klare Fahrzeugnutzung zu vereinbaren. «Grundsätzlich würde ich festhalten, welche Leistungen bei der Nutzung inbegriffen sind. Und beispielsweise auch, dass die Nebenkosten, Versicherung usw. beim Arbeitgeber liegen», sagt Christof Burkard, Jurist und Mediator vom Rechtsdienst des VSSM.
Wie ein Beispiel aus der Praxis zeigt, sind solche Abmachungen zwischen Arbeitgebenden und Arbeitnehmenden auch unkompliziert lösbar: Die PB Schreinermontagen AG aus Gossau SG bietet ihren Mitarbeitenden das Geschäftsfahrzeug schon lange zum privaten Gebrauch an. «Bei uns wird jeder, der neu eingestellt wird, darüber informiert und instruiert, dass er Privatfahrten zum angesetzten Kostenfaktor pro Kilometer machen darf. Und natürlich auch, dass er für Schäden ausserhalb der Arbeitszeit selbst haftet», sagt Jack Breitenmoser, Geschäftsführer und Inhaber der Firma. Mit dem privaten Fahrzeug fahre niemand zur Arbeit, lediglich mit dem Geschäftsauto, weil dort auch das Werkzeug drin sei.
«Ich habe Mitarbeitende, die haben ihr Privatauto verkauft, weil sie es nur noch selten nutzten. Die sind froh und glücklich, dass sie das Geschäftsauto mit nach Hause nehmen können.» Von seinen 35 Angestellten haben 30 Personen ein Geschäftsfahrzeug, davon besitzen lediglich zehn noch ein eigenes Fahrzeug.
Pauschale Deklaration
Darf das Geschäftsfahrzeug privat genutzt werden, gilt dies als Naturallohn. «Das heisst, es ist steuerbares Einkommen und muss daher auch auf dem Lohnausweis erscheinen», erklärt Christof Burkard.
Das Ganze nennt sich eine «Pauschale Deklaration». Der Naturallohn respektive Privatanteil kann bei Neuwagen folgendermassen berechnet werden: 0,9 % pro Monat (10,8 % pro Jahr) des Anschaffungspreises ohne MwSt., mindestens aber 150 Franken pro Monat, üblich sind Pauschalen.
«Ich habe Mitarbeitende, die haben ihr Privatauto verkauft, weil sie es nur noch selten nutzten. Die sind froh und glücklich, dass sie das Geschäftsauto mit nach Hause nehmen können.»
Jack Breitenmoser, Geschäftsführer und Inhaber PB Schreinermontagen AG
Der Wert kommt auf die Lohnabrechnung sowie den Lohnausweis, bei dem im Feld F ein Kreuz gesetzt werden muss. So ist der Steuerverwaltung zudem klar, dass in der privaten Steuererklärung kein Abzug für den Arbeitsweg geltend gemacht werden kann. Wichtig hierbei: Der Privatanteil unterliegt der AHV, den Sozialversicherungen sowie der Mehrwertsteuer.
Effektive Deklaration
Es gibt aber auch die Möglichkeit, die Abrechnung als «Effektive Deklaration» zu machen. Das bedingt gezwungenermassen, dass der Mitarbeiter oder die Mitarbeiterin täglich die gefahrenen Kilometer in einem sogenannten Bordbuch oder auch Fahrtenbuch einträgt. Auf diese Weise wird es auch bei der PB Schreinermontagen AG gehandhabt. «Für Privatfahrten muss und möchte ich nicht genau wissen, wo der Monteur war. Dafür ist im Journal eine separate Spalte vorhanden, wo er einträgt, wie viele Kilometer er gefahren ist. Anhand des Fahrzeugjournals, das sie jede Woche am Montag abgeben müssen, wissen wir, für welche Kunden und welche Baustelle die Mitarbeitenden wie viele Kilometer gefahren sind», sagt Jack Breitenmoser. Im Fahrtenbuch müssen also Datum, Kilometer von, Kilometer bis, Total Kilometer sowie Privatfahrten / Fahrer in der entsprechenden Spalte eingetragen werden.
Wenns blitzt oder knallt
Das exakte Eintragen des Fahrtenjournals hat noch einen weitaus wichtigeren Grund: So lässt sich bei einer allfälligen Verkehrsbusse auch die haftbare Person zur Verantwortung ziehen. «Nach aktuellem Verkehrsrecht kann der Fahrzeughalter, in diesem Fall der Arbeitgeber, solidarisch belangt werden. Daher würde ich schriftlich festhalten, dass Verkehrsbussen dem Arbeitnehmer weitergeleitet werden», so Christof Burkard.
Schäden durch einen mitverschuldeten Verkehrsunfall, der während der Arbeitszeit passiert, kann dem Arbeitnehmenden laut Artikel 321e des Obligationenrechts eine Lohnkürzung auferlegt werden. Die Schreinerzeitung hat hierzu in der Rubrik «Alles, was Recht ist» in Ausgabe 17 dieses Jahres einen Artikel publiziert, der genauer darauf eingeht.
Benzin und Diesel statt Strom
Werden im Betrieb Elektrofahrzeuge eingesetzt, gibt es weitere Details, die zu klären sind. Wie beispielsweise die Lademöglichkeiten und deren Abrechnung. Das sind auch zwei Gründe, weshalb bei der PB Schreinermontagen AG keine Elektrofahrzeuge zum Einsatz kommen, wie Breitenmoser sagt: «Würde ein Mitarbeiter das Fahrzeug mit nach Hause nehmen, so müsste er zu Hause eine Ladestation haben. Hätte er keine, müsste er das Auto wiederum im Geschäft laden, wo es aber keine Lademöglichkeiten gibt. Dann wiederum würde auch der Benefit wegfallen, das Fahrzeug privat nutzen zu können.»
Nachweise fürs Ausland
Ist man innerhalb der Schweiz mit dem Firmenfahrzeug unterwegs, muss man abgesehen von dem Fahrzeug- und dem Führerausweis keine speziellen Dokumente mit sich führen. Grenzgänger, die im nahen Ausland wohnen, dürfen laut der Auskunftszentrale für Zollbestimmungen (BAZG) mit einem in der Schweiz immatrikulierten Firmenfahrzeug zur Arbeit und wieder nach Hause fahren.
Für ein Fahrzeug, welches mit Werkzeugen und Maschinen bestückt sei, reiche grundsätzlich eine genaue Auflistung des Inhaltes zur Deklaration am Zoll. Für Baustellen im Ausland, bei denen noch Baumaterial und Arbeitsgeräte benötigt werden, sieht es aber anders aus. «Gerade kürzlich waren wir in Frankfurt auf einer Baustelle und mussten den gesamten Inhalt des Fahrzeuges deklarieren. Das haben wir mit dem sogenannten Carnet ATA gemacht, auf dem jedes Teil aufgelistet wird und garantiert, dass bei der Rückreise auch alles wieder zurückgeführt wird», so Breitenmoser.
«Carnet ATA» steht für ein international vereinbartes Zollpapier und ist bei den Industrie- und Handelskammern des jeweiligen Kantones erhältlich. Gemäss Bundesamt für Zoll und Grenzsicherheit (BAZG) wird es für die vorübergehende Ein-, Aus- und Durchfuhr (Transit) von Waren verwendet. Mit dem Dokument können die Zollformalitäten für die Schweiz und für das Ausland erledigt werden. Gemäss BAZG wird es hauptsächlich angewendet, wenn Waren an einer öffentlichen Ausstellung präsentiert werden oder sie zur Berufsausübung benötigt werden.
Veröffentlichung: 07. November 2024 / Ausgabe 45/2024
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