Immer auf der Höhe der Zeit

Tempi passati, heute geht das digital: abgeheftete Belege von Lieferanten. Bild: Fotolia

Belegfluss.  Es gibt unzählige Möglichkeiten, wie Rechnungen von Lieferanten durch den Betrieb geschleust werden. Doch effizient ist der Prozess letztlich nur, wenn er mit der Unterstützung neuer Informationstechnologien ablaufen kann. Denn das spart viel Zeit und letztlich auch Geld.

Vor noch nicht allzu langer Zeit wurde dem Belegfluss der Kreditoren (Lieferantenrechnungen beziehungsweise Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen) sowohl bei der Erstellung beim Lieferanten als auch bei der weiteren Verarbeitung beim Kunden nur sehr wenig Beachtung geschenkt. Wichtige Kenngrössen waren die Zahlungskonditionen und da im Speziellen die Skontofristen, bei deren geschickter Ausnutzung sich ein ansehnlicher Teil des Einkaufsvolumens ohne weitere Verhandlung um 2 bis 3 Prozent optimieren liess.

Die Erstellung und Verarbeitung lief in den allermeisten Fällen manuell ab. Der Beleg wurde nicht selten mit der Schreibmaschine erstellt und beim Kunden im Rechnungseingang zumeist mindestens einmal kopiert, eine Kopie für den Kontrollprozess, das Original für die Buchhaltung. Bei der Kontrolle und Freigabe der Rechnung verstrich oder verstreicht oft zu viel Zeit. So viel Zeit, dass die Skontofrist abläuft und der Abzug ehrlicherweise nicht mehr vorgenommen werden kann.

Im Zuge der fortschreitenden Digitalisierung und der nötigen Optimierung von Aufwand, Kosten und Fehlerquellen im administrativen Bereich haben sich immer mehr systemunterstützte Abläufe entwickelt.

Eine Reise auf «zwei Gleisen»

Kreditoren haben im Betrieb im Allgemeinen zwei wichtige Funktionen. Zum einen werden sie benötigt, um die bestellte und eingegangene Ware oder Dienstleistung in der Buchhaltung zu verbuchen. Zum anderen aber auch, um die entsprechenden Aufträge mit den Fremdkosten für die Nachkalkulation zu belasten. Es gibt viele Betriebe oder Lösungen, bei denen die Lieferantenrechnung heute noch in zwei verschiedenen Systemen erfasst wird, einmal für den Auftrag im ERP und dann zusätzlich im Buchhaltungssystem. Daher ist bei der Optimierung des Kreditorenprozesses immer an diese beiden «Gleise» zu denken.

Wie bei den meisten Prozessen im Unternehmen ist auch der Kreditorenprozess nicht einfach «ab Stange» standardisierbar, jedoch gibt es einige Optimierungsschritte, die teilweise sogar unabhängig voneinander realisiert werden können.

Eine wichtige Kennzahl ist sicher die Anzahl der zu behandelnden Belege. Je grösser diese ist, desto eher können mit automatisierten Abläufen Kosten optimiert werden, immer unter dem Gedanken, dass die Automatisierung und Digitalisierung hohe Investitionen erfordert. In der Schweiz gibt es verschiedene Branchenlösungen für Schreinereien, welche die Optimierung einzelner Prozessschritte ermöglichen.

Gewisse Unschärfen bleiben bestehen

Basis für eine einfachere und schnellere Kreditorenverarbeitung ist natürlich eine vollständige Bestellung mit Einkaufspreisen pro Position, mit der Ermittlung des Gesamtbetrages und mit den für den Lieferanten geltenden Zahlungskonditionen. Unschärfen im Wertefluss sind vom Lieferanten zusätzlich verrechnete Leistungen (beispielsweise Versand, Verpackung, Kleinmengenzuschlag, LSVA und Ähnliches), die bei der automatisierten Verarbeitung der Kreditoren einfach behandelt werden müssen. Vollständige Bestellungen haben ausserdem den Vorteil, dass sich über den Liefertermin, die Zahlungskonditionen und den Gesamtbetrag eine einfache und zuverlässige Liquiditätsplanung auf der Aufwandseite erstellen lässt. Folgende Betrachtungen gliedern sich in die Bereiche «papierarm» und «komplett papierlos».

Wie können Kreditorenrechnungen in Papierform einfach und effizient den erfassten Kreditoren im ERP zugewiesen werden? Nach dem Erfassen der Kopfdaten der Kreditorenrechnung im Programmmodul «Kreditorenkontrolle/Rechnungskontrolle», das im Idealfall über das Einlesen des Einzahlungsscheins erfolgt, wird automatisch eine Etikette mit den Buchungsinformationen und einem Barcode ausgedruckt. Diese wird auf der ersten Seite der Kreditorenrechnung angebracht.

Der Kontrollprozess kann nun entweder in Papierform oder elektronisch erfolgen. Der elektronische Ablauf beginnt direkt nach der Erfassung der Rechnung im System mit dem Einscannen. Der gesamte Stapel wird auf den Scanner gelegt und als PDF-Datei in einen festgelegten Ordner im Netzwerk eingescannt. Eine spezielle Barcode-Software (zum Beispiel «Barcode Director», siehe inliteresearch.com) erkennt die Barcodes im PDF und erzeugt daraus einzelne Dokumente (PDF-Dateien), die anschliessend von der ERP-Software automatisch dem richtigen Beleg zugewiesen und in der Dokumentenverwaltung abgelegt werden. Somit kann anschliessend bei jeder erfassten Kreditorenrechnung direkt auf den PDF-Beleg zurückgegriffen werden. Im Work-flow des ERP-Systems, das sich hier als sogenanntes ECM-System (EnterpriseContent-Management-System) erweitert, sind die Rechnungen als erfasster Datensatz mit dem verbundenen PDF auf einer Bildschirmansicht vom Projektleiter zu kontrollieren und zu visieren. Dieser Ablauf hat folgende Vorteile:

  • Für die Rechnungsprüfung muss die Papierrechnung nicht mehr physisch durch mehrere Abteilungen gereicht werden.
  • Kreditorenrechnungen sind im System vorerfasst und gehen nicht verloren oder vergessen.
  • Durch die exakte Kontrolle der Zahlungsfristen kann die Einkaufs- optimierung über den Skontoabzug gewährleistet werden.

Für grössere Betriebe mit entsprechend grösserem Belegaufkommen gibt es weitere Optimierungsmöglichkeiten mit Rechnungserfassungsprogrammen wie etwa «WinDream» oder «LoboDMS». Hierbei werden die Rechnungen direkt beim Rechnungseingang eingescannt, die Software erkennt über frei konfigurierbare Vorlageeinstellungen den Rechnungsinhalt, liest die entsprechenden Informationen und Beträge aus und verarbeitet diese in der Datenbank des angebundenen ERP-Systems.

Nur Abweichungen geben noch zu tun

Diese Technologie ist für höhere Belegmengen sicher anzudenken. Perfektionieren lässt sich der Ablauf dann, wenn der Bezug zwischen Rechnungsposition und Bestellposition hergestellt werden kann und das System nur die abweichenden Positionen als Kontrollauftrag visualisiert. Gängige Unschärfen wie Transportkosten oder LSVA-Zuschläge können dann – ohne den Projektleiter zu beschäftigen – in der Buchhaltung direkt abgehakt werden.

www.inliteresearch.comwww.windream.comwww.lobodms.ch

Ein eher schwer zu verbessernder Ablauf ist die sogenannte Rückintegration von Belegen, die Unternehmen mit bestimmten Lieferanten über «ComNorm» vor kurzer Zeit erst umgesetzt haben. Weil aber nicht alle Firmen und alle Prozesse über «ComNorm» verbunden werden können, müssen parallel Anstrengungen unternommen werden, um den Dokumentenfluss und die damit verbundenen Prozessschritte weiter zu vereinfachen. Erhebungen im Schreinereibereich ergaben, dass pro Mitarbeiter im Schnitt fünf Kreditoren pro Tag eintreffen. Hier gibt es je nach Organisation und Anteil der Zukaufteile und -leistungen mit Sicherheit grössere Schwankungen.

Kunden erhalten einen Bonus

Der Kern für die Realisierung der sogenannten SCS (Supply Chain Solution) ist die Übertragung aller für den Kunden und Lieferanten wichtigen Informationen auf elektronischem Weg. Hierzu müssen die Schnittstellen exakt umgesetzt sein und hohen Sicherheitsstandards genügen.

Ein erster wichtiger Schritt ist mit Schnittstellen gelungen, welche die Bedarfsdaten automatisch vom Kunden in den Webshop des Lieferanten übertragen. Dieser Ablauf wurde zum Beispiel schon vor Jahren mit dem damaligen «Opo-Direkt» umgesetzt. Die Lieferanten belohnen die Kunden mit entsprechendem Bonus, weil diese ja die Auftragserfassung übernehmen. Die Verbindung von Kunde und Lieferant wird durch eine Kundennummer oder Kundenkennung hergestellt. Mit dieser Art der Bestellungsübertragung konnte ein Grossteil der Bedarfsdaten einfach übertragen werden.

Spezialwünsche geben zu tun

Unsicherheiten ergaben sich häufig bei kundenbezogenen Spezialartikeln, die nicht immer vollständig im Webshop erfasst sind. Hier ist auf der Seite des Lieferanten mit einem gewissen manuellen Editieraufwand zu rechnen. Sonderschnittstellen werden zunehmend in die Systeme implementiert, seien es zum Beispiel Bestelldaten für Stahlzargen oder auch für hochkomplexe Türrohlinge, bei denen auch die entsprechenden CNC-Daten zur Bearbeitung mitgeliefert werden.

Bei allen zu überlegenden und zu optimierenden Schritten ist zu bedenken, welcher Prozessschritt papierlos erfolgen kann und soll, an welcher Stelle des Prozesses der Papierbeleg entsorgt werden kann und wie die rechtlich zwingend notwendige Archivierung des Beleges erfolgen kann.

Qualität der Quelldaten ist das A und O

Entscheidendes Kriterium für die Vereinfachung des Informationsflusses vom Kunden zum Lieferanten und umgekehrt ist die Qualität der Quelldaten. Werden im Quellsystem (ERP-System des Kunden) bereits korrekte Bestellungen erfasst, die auch alle rechnungsrelevanten Daten enthalten, so lässt sich der weitere Informationsfluss beziehungsweise der Dokumentenfluss meistens besser vereinfachen.

Je später die Qualität der Quelldaten verbessert wird, desto mehr manueller Aufwand ist im Kreditorenprozess nötig. Bei der Rückintegration über das «ComNorm»-Portal werden viele manuelle Schritte überflüssig, der Kontrollaufwand verringert sich massiv, und auch der Aufwand für die Handhabung der Kreditoren in der Buchhaltung lässt sich stark verringern.

Marcel Frank, Inhaber und Geschäftsführer von Frank Türen AG im nidwaldnerischen Buochs, unternahm im Spätsommer 2015 sehr grosse Anstrengungen mit seinem Softwarelieferanten und seinem Hauptlieferanten für Beschläge, um die Informationsübertragung in beide Richtungen zu automatisieren. In den vergangenen zwei Jahren wurden ungefähr 50 Prozent aller Kreditoren automatisch übertragen und durch die Projektleiter in der übersichtlichen Debitorenkontrolle von «BormBusiness» kontrolliert, freigegeben und per Knopfdruck in die Buchhaltung übertragen.

In den letzten zwei Jahren liefen rund 10 000 Belege über den automatisierten Weg und brachten pro Beleg eine geschätzte Zeiteinsparung von drei Minuten ein. Dies entspricht einer Einsparung von etwa 250 Stunden pro Jahr. Heute wird diese sogenannte Rückintegration von verschiedenen Software- und Materialanbietern als Standard angeboten.

Bei der Kontrolle der automatisch eingelesenen Belege (Auftragsbestätigung beziehungsweise Rechnung) des Lieferanten steht die Qualität der Preiskontrolle ganz oben. Wenn einerseits die Beschaffungspreise korrekt im System gepflegt werden, so können Abweichungen aus den Lieferantenbelegen sofort erkannt werden, und entsprechend kann man reagieren.

www.comnorm.chwww.triviso.chwww.borm.chwww.opo.ch

Zum Autor

Tilmann Laube (TL) befasst sich mit seinem Ingenieurbüro seit fast 15 Jahren mit allen wesentlichen Optimierungsschritten in der Holzbranche. 2015 amtete Laube ad interim als CEO der Küchenfabrik Muotathal und bewegte sich dort verstärkt im Spannungsfeld zwischen Industrie und Handwerk.

www.tilmannlaube.com

tl, tl, tl

Veröffentlichung: 09. November 2017 / Ausgabe 45/2017

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