Aufgaben mobil planen
Smartphones und Tablets können das Planen und Dokumentieren auf der Bau-stelle erleichtern. Bild: Freiraum GmbH
Aufgabenplanung. Besonders auf Baustellen wird vom Schreiner eine immer grössere Flexibilität verlangt, was die Koordination zur Herausforderung macht. Verschiedene Programme erleichtern die Aufgabenplanung, können aber auch neue Probleme mit sich bringen.
Das Planen, Zuteilen und Kontrollieren von Aufgaben sowie Terminen stellt immer wieder eine Herausforderung dar. Das ist nicht nur in der Schreinerei der Fall, in anderen Branchen und im Privatleben ist das ebenfalls ein grosses Thema – auch wenn es vielleicht nur darum geht, wer denn jetzt noch Steaks für den kurzfristig ins Leben gerufenen Grillabend besorgt.
Oft noch analog koordiniert
In vielen Schreinereien werden tägliche Aufgaben mithilfe von Excel oder MS Project in Tages- oder Wochenplänen koordiniert. Den Plan verteilt man anschliessend den Mitarbeitern oder hängt ihn am Anschlagbrett auf. Nicht selten hängt im Znüniraum oder im Büro auch noch eine Magnetwand, auf der die verschiedenen Ressourcen und Aufträge geplant oder verschoben werden. In kleinen Betrieben hingegen reicht es meistens aus, sich untereinander regelmässig abzusprechen. Die Schwierigkeit bei all diesen Varianten ist aber zusehends dieselbe wie beim Grillabend: Aufgaben und Termine erreichen die Beteiligten immer kurzfristiger und sie kommen auf unterschiedlichen Kanälen via Telefon, E-Mail, Messenger oder sogar noch per Fax. Hinzu kommt, dass Mitarbeiter, besonders Monteure, manchmal tage- oder wochenlang nicht in der Werkstatt sind, weil sie direkt zur Baustelle fahren.
Um all dies zu koordinieren, setzen grössere Unternehmungen teilweise auf ERP-Lösungen, die eine Kapazitäts-, Termin- und Aufgabenplanung erlauben. Je nach System sind die Funktionen und Möglichkeiten sehr umfassend. Dies schlägt sich dann im Preis nieder, und auch die Betreuung solcher ERP-Systeme braucht entsprechende Aufmerksamkeit.
Apps für die Planung
Als Alternativen bieten sich mittlerweile zahlreiche Programme und Apps für die Aufgabenplanung an. Grundsätzlich gilt: Man muss ausprobieren, welche Lösung die eigenen Bedürfnisse am besten abdeckt. Praktisch alle Apps und Programme sind als kostenlose Testversion verfügbar. Englischkenntnisse sind von Vorteil.
Dabei beachten muss man allerdings das Preismodell des jeweiligen Anbieters. Manche Programme sind in verschiedenen Versionen mit unterschiedlichem Funktionsumfang zu haben. Je mehr Möglichkeiten man will, desto mehr kostet das Programm.
Immer häufiger setzen die Anbieter aber auf Preismodelle, die sich an der Anzahl Benutzer orientieren. Die Gebühren kann man dann monatlich oder mit einem kleinen Rabatt gleich jährlich begleichen. Der Vorteil dieses Modells ist die Flexibilität. Weil nur die Anzahl Nutzer preisrelevant ist, spielt es keine Rolle, auf wie vielen Geräten die App genutzt wird. Wählt man das monatliche Preismodell, kann man die Anwendung auch nur so lange nutzen, wie man sie auch benötigt, beispielsweise für ein spezielles Projekt. Aber selbstverständlich entstehen so monatlich oder jährlich wiederkehrende Kosten.
Flexibler Zugriff auf die Daten
Wichtig bei solchen Hilfsprogrammen ist, dass sie plattformunabhängig funktionieren, sprich, es muss für IOS- und Android-Mobilgeräte eine App zur Verfügung stehen. Ausserdem braucht es auch einen Zugang über den Webbrowser, damit man die Aufgaben bequem von jedem Computer aus abrufen und bearbeiten kann.
Im Gegensatz zu Excel-Listen und Magnetwänden hat so jeder Beteiligte immer Zugang zur aktuellen Aufgabenliste – sofern eine Verbindung zum Internet vorhanden ist. Die Aufgaben lassen sich dann verschiedenen Benutzern zuweisen, gruppieren, priorisieren, mit Informationen, Fotos sowie anderen Dateien anreichern.
Und genau dies ist der Vorteil solcher speziell dafür entwickelten Programme. Denn in gewissem Umfang ermöglichen auch andere Anwendungen das Erstellen von Aufgaben oder Terminen. Dazu zählen beispielsweise Mail-Programme wie Outlook von Microsoft, Gmail von Google oder Mail von Apple. Sie erlauben aber nicht immer einen geräteunabhängigen Zugriff. Und sie sind in ihrem Funktionsumfang eher rudimentär gehalten, da sie vor allem als persönliche Aufgabenliste gedacht sind.
Ähnlich sieht es mit Messenger-Applikationen wie WhatsApp aus. Sie werden im geschäftlichen Alltag ebenfalls oft für die kurzfristige Kommunikation benutzt. Als Tool für die Aufgabenplanung eignen sie sich aber nur bedingt, weil sie keine langfristige, strukturierte Planung ermöglichen.
Datensicherheit beachten
Die Sicherheit in Zusammenhang mit Daten ist bei der Aufgabenplanung ebenfalls ein Thema. Damit man mit jedem Gerät von überall her Zugriff hat, basieren die Programme in der Regel auf einer Cloud. Die Daten sind also auf irgendeinem Server auf der Welt gespeichert. Dadurch begibt man sich natürlich in eine gewisse Abhängigkeit gegenüber dem App-Anbieter.
Ausserdem lassen sich die Aufgaben kaum komplett exportieren und in andere Anwendungen importieren. Entsprechend sind Anbindungen an andere Systeme eher schwierig. Manche Aufgabenplaner erlauben aber ein Synchronisieren mit anderen Programmen. Dazu zählt zum Beispiel To-Do von Microsoft, welches eine Integration der Aufgaben aus Outlook erlaubt.
Geschäftliches und Privates trennen
Setzt man als Arbeitgeber auf diese Programme und erwartet von den Mitarbeitern, dass sie ihre Aufgaben und Aufträge so koordinieren, stellt sich die Frage, wer für das dafür nötige Smartphone oder Tablet aufkommt. In diesem Fall muss der Arbeitgeber dem Angestellten ein entsprechendes Gerät zur Verfügung stellen.
Immer mehr setzen Unternehmen aber darauf, dass Mitarbeitende ihre eigenen mobilen Geräte bei der Arbeit nutzen. Man spricht dann von Bring Your Own Device (BYOD). Dann steht dem Arbeitnehmer eine angemessene Entschädigung für die Geräte- und Abokosten zu.
Firmen und Mitarbeitende sehen darin Vorteile wie die Kostenteilung, bessere Erreichbarkeit oder Gerätekenntnisse. Bei der Nutzung von BYOD ergeben sich jedoch aus datenschutzrechtlicher Sicht für beide Seiten verschiedene Problemfelder, da eine strikte Trennung von privaten und geschäftlichen Daten schwierig ist. Ebenfalls aufwendiger gestaltet sich der Support, wenn viele verschiedene Geräte betreut werden müssen.
Aus diesem Grund empfiehlt sich in jedem Fall eine Trennung der privaten und der geschäftlichen Daten – sofern dies technisch oder mithilfe der Software überhaupt möglich ist. Zudem sollte mit den betroffenen Mitarbeitern eine klare Nutzungsregelung getroffen werden, die besagt, was erlaubt ist und was nicht.
Besonders heikel wird es, wenn eine App automatisch Daten erhebt und diese unbemerkt an Dritte weitergibt. Oder wenn der Arbeitgeber den Arbeitnehmer über die App überwachen kann. Auch das muss geklärt und der Arbeitnehmer entsprechend darüber informiert werden.
24 Stunden erreichbar?
In diesem Zusammenhang stellt sich ausserdem die Frage, ob ein Arbeitnehmer ständig erreichbar sein und auch am Abend noch geschäftliche Pendenzen bearbeiten oder koordinieren muss. Gemäss Rechtsexperten gelten hier grundsätzlich die im Arbeitsvertrag festgelegten Arbeitszeiten. Selbstverständlich können aber auch andere Vereinbarungen getroffen werden. In Ausnahmesituationen und bei Mitarbeitern in höheren Stufen gilt es als üblich, dass man auch mal ausserhalb der Arbeitszeiten erreichbar ist.
Ist man sich diesen Problematiken bewusst und regelt sie angemessen, können solche Apps durchaus ein praktisches Hilfsmittel im Arbeitsalltag darstellen. Insbesondere für kleine Betriebe, welche über kein oder lediglich ein rudimentäres ERP verfügen, lohnt es sich, sich mit dieser Thematik auseinanderzusetzen. Aber auch für Gruppen innerhalb eines Unternehmens, beispielsweise das Montageteam, könnten die Apps interessant sein.
Für die Dokumentation von Arbeiten oder Schäden sind die Programme ebenfalls hilfreich. So ist es heute üblich, dass elektronische Nachrichten und Fotos auch in Streitfällen als Beweismittel herangezogen werden können.
Nachfolgend zeigt die SchreinerZeitung vier Apps für die Aufgabenplanung. Sie alle sind als Testversion gratis verfügbar.
Schnell mit Kurzbefehlen
Die umfangreiche App «Any.Do» erlaubt das Erstellen von Listen, Aufgaben und Erinnerungen. Eine übersichtliche Darstellung mit verschiedenen Funktionen, Kalender und Kurzbefehlen erleichtern die Anwendung im Alltag. Die Basisversion ist gratis als App für Android und IOS und auch den Webbrowser verfügbar. Allerdings kann man mit der Gratis-Version nur Anhänge bis 1,5 MB hochladen und die Listen lassen sich nur mit einer weiteren Person teilen. Wer diese Funktionen uneingeschränkt nutzen will, braucht einen Premium- oder Business-Account. Dieser kostet pro Nutzer und Jahr etwa 26 Franken.
Entwickelt für Handwerker
Bei «Memomeister» handelt es sich um eine universelle App für Handwerker. Sie ist mit üblichen Messenger-Funktionen ausgerüstet, dient aber gleichzeitig als Dokumentationswerkzeug für die mobile Baustellendokumentation. Denn darin können Handwerker zu jedem einzelnen Arbeitsvorgang Memos erstellen und Bilder sowie PDF-Dateien kommentieren. Eine der elementarsten Funktionen ist die automatische Verschlagwortung. Die Memos sind archiviert und dienen der späteren Nachvollziehbarkeit eines Arbeits- ablaufs. Persönliche Filter sorgen dafür, dass nur Mitarbeiter die Baustellendokumentation sehen können, die in das jeweilige Projekt involviert sind. Für fünf Benutzer kostet die App rund 57 Franken pro Monat. Sie ist für IOS und Android verfügbar sowie über verschiedene Browser abrufbar.
Umfangreiche Funktionen
Viele Funktionen bietet die App «Todoist». Wer sie geschäftlich einsetzen möchte, kommt aber kaum darum herum, die kostenpflichtige Premium- oder Business-Variante zu kaufen. Sie kostet ungefähr 36 Franken pro User und Jahr. Dann lassen sich auch Aufgaben per Mail hinzufügen, Anhänge hochladen, standortgebundene Benachrichtigungen aktivieren oder die Aktivitäten ganzer Projekte visualisieren. Bei der kostenlosen Variante muss man auf viele dieser Funktionen verzichten, kann lediglich bis zu 80 Projekte verwalten und sie mit fünf Nutzern teilen. Die Anwendung läuft auf praktisch allen Browsern und mobilen Geräten. Für das Erstellen von Aufgaben aus E-Mails stehen Plug-ins für Outlook und Gmail zur Verfügung.
Alles umsonst
Die App «Wunderlist» wurde von der Firma 6 Wunderkinder in Berlin entwickelt, diese wurde aber inzwischen von Microsoft übernommen. Hervorzuheben ist, dass seit April 2018 auch sämtliche Pro-Funktionen kostenlos zur Verfügung stehen. Mit dabei sind Listen, Aufgaben, Unteraufgaben und Unterlisten. Diese sind auch offline verfügbar. Man kann Daten für die Aufgaben einstellen und Listen per Mail hinzufügen. Die Listen kann man mit anderen Benutzern teilen und Kommentare sowie Notizen erstellen. Bearbeiten lassen sich die Listen online über den Browser oder über die verschiedenen Klienten auf nahezu allen mobilen Geräten.
Veröffentlichung: 04. Oktober 2018 / Ausgabe 40/2018
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